1.GİRİŞ
1.1 Amaç
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) yürürlükteki mevzuat çerçevesinde Reysaş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı Anonim Şirketi’nin(Bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır.) tamamına uygulanmakta ve kişisel veri imha ile ilgili ulusal olarak kabul görmüş temel ilkelere dayanmaktadır. İlgili mevzuat kapsamında gerekli imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları içermektedir.
Kişiler Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanun’un 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak, bu Politikanın amacı, Şirketin faaliyetlerinin yürütülmesinde işlediği kişisel verilerin, Yönetmeliğe uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
1.2.Kapsam
Şirketimizin hukuki ilişkide bulunduğu çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişiler ve üçüncü kişilerin çalışanlarına ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
1.3. Kısaltmalar ve Tanımlar
|
Kavram |
Tanım |
|
Alıcı grubu |
Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi |
|
Açık Rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
|
Anonim Hale Getirme |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi |
|
Elektronik Ortam |
Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |
|
Elektronik Olmayan Ortam |
Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
|
|
İlgili Kişi |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
|
İlgili kullanıcı |
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri |
|
İmha |
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi |
|
Kanun |
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
|
Kayıt ortamı |
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı |
|
Kişisel veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi |
|
Kişisel veri sahibi |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
|
Kişisel verinin işlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi |
|
Kişisel veri işleme envanteri |
Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter |
|
Kurul |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
|
Kurum |
Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
|
Özel nitelikli kişisel veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
|
Periyodik imha |
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi |
|
Politika |
Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politika. |
|
Sicil |
Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini |
|
Veri işleyen |
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi |
|
Veri kayıt sistemi |
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini |
|
Veri sorumlusu |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder |
|
Yönetmelik
|
28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
|
2. SORUMLULUK ve GÖREV DAĞILIMLARI
Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıda verilmiştir.
Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımları
|
Ünvan
|
Birim
|
Görev Tanımı
|
|
Bilgi İşlem Yetkilisi
|
Bilgi İşlem
|
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, Veri Sahiplerinin taleplerinin yanıtlanması için gerekli denetim ve kontrollerin yapılması
|
|
Muhasebe Bölüm Müdürü |
Muhasebe
|
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürenin yönetimi, 6100 sayılı TTK ve Vergi Mevzuatından kaynaklanan defter, belge saklama yükümlülüklerinin devamının ve yükümlülüklerin ortadan kalkıp kalmadığının kontrolü
|
|
İnsan Kaynakları/Personel Müdürü
|
İnsan Kaynakları/Personel
|
Personel kişisel verilerinin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, Personellerin Kanun’da belirtilen hakları ile ilgili aydınlatılması taleplerinin alınması ve cevaplandırılması
|
|
Diğer Müdürler ve yetkililer
|
Yatırımcı İlişkileri, Satın Alma, İş Geliştirme Departmanı, Depo Kiralama, Hukuk, Sigorta, Yönetim, İSG |
Görevleri dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, sözleşme ve ilgili mevzuata ilişkin belge saklama yükümlülüklerinin devamının ve yükümlülüklerin ortadan kalkıp kalmadığının kontrolü
|
3.KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları
|
Elektronik Ortamlar |
Elektronik Olmayan Ortamlar |
|
|
4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Şirket tarafından; çalışan, çalışan adayı, çalışan adayı yakını, çalışan yakını, kamu görevlisi, kefil, pay sahibi, pay sahibi temsilcisi, tedarikçi, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, ürün veya hizmet alan kişi çalışanı, ürün veya hizmet alan kişi yetkilisi, yönetim kurulu başkan yardımcısı, yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyesi ve ziyaretçi ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verileri KVKK’ya uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, Şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza eder. Bu kapsamda kişisel veriler;
başta olmak üzere yürürlükte olan diğer ikincil mevzuatta yer alan saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
4.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:
4.2. İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesi ile 6. maddesinin 4. fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
5.1. Teknik Tedbirler
Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan tedbirler aşağıda sayılmıştır;
5.2. İdari Tedbirler
Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan tedbirler aşağıda sayılmıştır;
6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.
Tablo 3: Kişisel verilerin silinmesi
|
Açıklama |
|
|
Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler
|
Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak veya belgenin, ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilmeyecek şekilde güvenli bir ortamda saklanılması suretiyle silinmektedir.
|
|
|
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler
|
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
|
|
|
Veri tabanlarında yer alan kişisel veriler
|
İlgili kullanıcının, rol ve izin ataması yapılarak, veri tabanında yer alan kişisel verilere erişimi engellenmektedir.
|
|
|
Taşınabilir cihazlarda (USB, Hard disk, CD, DVD gibi) yer alan kişisel veriler
|
İlgili kullanıcının dosyaya erişimi engellenmektedir.
|
6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Şirket olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi işlemini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca kullanılan yöntemler şu şekildedir:
Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
|
Açıklama
|
|
|
Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler
|
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
|
|
|
Çevresel (ağ cihazları, flash tabanlı ortamlar, optik sistemler vb.) ve yerel sistemlerde yer alan kişisel veriler
|
Kişisel veri içeren cihazlar; yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel işlemlerle yok edilmektedir. Ayrıca, demanyetize etme yöntemi ile aygıtın üzerinde yer alan kişisel veriler okunamaz hale getirilerek yok etme işlemi gerçekleştirilmektedir. Bununla birlikte; özel yazılımlar ile var olan verilerin üzerine rastgele veri girişi yapılması sonucu eski verilerin kurtarılmasının önüne geçilerek yok etme işlemi uygulanmaktadır.
|
6.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirket tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
Kişisel verilerin imha süreci, Şirket tarafından her bir ilişkiye uygun olarak ilgili mevzuat gözetilerek belirlenmiş olan saklama süreleri doğrultusunda yürütülmektedir. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler, Şirket tarafından belirlenmiş olan periyodik imha sürelerinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Tablo 5: Süreç Bazında Saklama ve İmha Süreleri Tablosu
|
SÜREÇ
|
SAKLAMA SÜRESİ
|
İMHA SÜRESİ
|
|
İnsan kaynakları çalışan süreçlerinin yürütülmesi
|
Çalışanın işten ayrılmasından itibaren 15 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde
|
|
Çalışan adaylarına ilişkin süreçlerin yürütülmesi
|
Başvurunun Kabul Edilmemesinden İtibaren 10 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde
|
|
Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
|
Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde |
|
Yönetim ilişkilerin yürütülmesi
|
Hukuki İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren 15 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde |
|
Hukuki ilişkilerin yürütülmesi
|
Kesinleşme + 15 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde |
|
Sigorta ilişkilerin yürütülmesi
|
Poliçenin Bitiminden İtibaren 15 Yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde |
|
Kamera Kayıtları
|
Kayıt altına alınmasını takiben 60 gün |
Kayıt Süresinin Sonunda Otomatik Olarak İmha Edilmekte |
|
Muhasebe ve Finans Süreçlerinin Yürütülmesi |
Kayıt altına alınmasını takiben 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha süresinde
|
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi “2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI” başlığı altında yer verilen departmanlar tarafından yerine getirilir.
8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Yönetmelik’in 11. maddesi gereğince periyodik imha süresi, Şirket tarafından, [6] ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Şirket her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
9. POLİTİKA’NIN YAYIMLANMASI VE SAKLANMASI
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da İnsan Kaynakları Departmanında dosyasında saklanır.
10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU
Politika, ihtiyaç duyulduğunda ve değişen süreçler bulunduğunda güncellenir.
11. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI
İşbu Politika, Şirkete ait internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.
Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları şirket kaşesi ve şirket yetkilisi imzası ile iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile İnsan Kaynakları Departmanı tarafından saklanır.